1. Arti Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian: 

1. Administrasi dalarn arti  sempit, yaitu dari kata  Administratie  (bahasa Belanda) 

yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketikmengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical

work). Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada Administrasi yang 

akan dipelajari. 

2. Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (bahasa Inggris). 

Di bawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat, arti atau definisi dari administrasi 

dalam arti luas, yaitu: 

a. Menurut White, “Administration is a process common to all group effort, public or 

private, civil or military, large scale or small scale.” (Administrasi adalah suatu 

proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau 

swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil). 

b. Simon dan kawan-kawan, memberikan definisi sebagai berikut: “Administration as 

the activities of groups cooperating to accomplish common goals.” (Administrasi 

1sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan 

tujuan bersama). 

c. Newman, mengemukakan “Administration has been defined as the guidance, 

leadership and control of the ef ort of a group of individuals towards some common 

goal.” (Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan 

pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya 

tujuan bersama). 

Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi

tersebut di atas dapat digolongkan atas: 

a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau 

lebih; 

b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut; 

c. Adanya kegiatan/proses/usaha; 

d. Adanya bimbingan; 

e. Adanya tujuan. 

2. Peranan Administrasi 

Pemahaman yang tepat tentang pentingnya peranan administrasi dalam 

kehidupan modern sangat tergantung pada  definisi yang digunakan sebagai titik

tolak berpikir. 

Administrasi didefinisikan sebagai "keseluruhan proses kerjasama antara dua 

orang atau  lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka 

pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana 

dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna ". 

Definisi di atas akan terlihat paling sedikit tiga hal.  Peytama:  Administrasi 

merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni, penerapan 

administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional dan 

kondisional. Administrasi selalu terikat  pada kondisi situasi, waktu dan tempat. 

Sebagai proses, dalam penyelenggaraan  administrasi terkandung pemikiran yang 

sangat mendasar yaitu bahwa semakin lama proses administrasi itu berlangsung, 

harus diupayakan tercapainya tingkat dan mutu pekerjaan yang semakin 

meningkat. Kedua: Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu: adanya dua 

2orang atau lebih, orang-orang tersebut bekerja bersama dalam hubungan yang 

sifatnya formal dan hirarkhis, adanya  tujuan yang ingin dicapai, adanya tugastugas yang harus diiaksanakan dan tersedianya sarana dan prasarana tertentu. 

Ketiga:  Bahwa administrasi sebagai proses  kerja sama bukanlah merupakan hal 

yang barukarena administrasi sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya

peradaban manusia . 

Perihal Tujuan 

Sebagai unsur administrasi tujuan dapat merupakan tujuan jangka patang, 

jangka sedang, maupun jangka pendek.  

Hal lain yang perlu penegasan mengenai tujuan ialah bahwa tujuan dapat

ditentukan oleh para pendiri suatu organisasi, akan tetapi dapat pula oleh orangorang yang bergabung kemudian dan  terlibat dalam usaha pencapaiannya. 

Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi 

yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang 

bersangkutan. Misalnya, tujuan akhir suatu negara biasanya ditentukan oleh para 

pendiri negara tersebut. Tujuan jangka  panjang suatu organisasi niaga pun ditentukan oleh para pendiri atau pemilik pertamanya. Yang kemudian ditentukan oleh 

para anggota organisasi adalah berbagai sasaran, baik sasaran jangka sedang maupun 

sasaran jangka pendek.. 

Perihal Pelaksanaan Kegiatan Operasional 

Mengenai tugas-tugas operasional sebagai unsur administrasi dapat dikatakan

bahwa pelaksanaannya akan lebih berdaya guna dan berhasil guna apabila semua

orang yang terlibat mampu menumbuhkan dan memelihara kerjasama yang erat 

antara mereka. Akan tetapi harus ditekankan bahwa secara teoritikal, kerjasama 

merupakan kondisi ideal yang memang selalu didambakan akan tetapi belum tentu 

selalu dapat diwujudkan. Paling sedikit upaya menumbuhkan dan memelihara 

kerjasama tidak selalu mudah. Artinya,  secara konseptual dan teoritikal dapat 

dinyatakan bahwa kerjasama sesungguhnya bukanlah merupakan unsur 

administrasi.  

Perihal Sarana dan Prasarana 

Sebagai unsur administrasi, bentuk, jenis dan jumlah sarana dan prasarana 

yang diperlukan tergantung pada berbagai faktor, seperti : 

3a. sifat tujuan dan sasaran yang hendak dicapai,  

b. aneka ragam tugas yang harus dilaksanakan,  

c. jumlah orang yang terlibat, 

d. ukuran besaran organisasi, 

e. teknologi yang dimanfaatkan, 

f. "produk" yang hendak dihasilkan. 

Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi

keterbatasan kemampuan menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukannya. 

Keterbatasan kemampuan tersebut  menuntut penggunaan dan pemanfaatan 

berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang 

maksimal

3.  S e j a r a h   P e r kemb a n g a n  Admin i s t r a s i   d a n  Ma n a g eme n  

Perkembangan administradi dan managemen sebagai seni dapat dibagi menjadi

tiga fase utama, yaitu : 

1. Fase pra-sejarah yang berakhir pada tahun 1 M.,  

2. Fase sejarah yang berakhir pada tahun 1886, dan  

3. Fase modern yang dimulai pada tahun 1886 dan yang masil berlangsung 

hingga sekarang ini. 

Fase Pra-sejarah 

Ditinjau dari segi waktu dan tempat fase pra-sejarah ini dapat dibagi pula 

menjadi beberapa bagian perkembangan, yaitu . 

1. Peradaban Mesopotamia,  

2. Peradaban Babilonia, 

3. Mesir Kuno, 

4. Tiongkok Kuno,  

5. Romawi Kuno,  

6. Yunani Kuno. 

Zaman Mesopotamia.  Pada zaman Mesopotamia telah dijalankan sebahagian

prinsip-prinsip administrasi dan managemen yang diketahui oleh manusia sekarang 

terutama di bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan - 

terutama pengangkutan sungai - dan bahkan masyarakat Mesopatamia telah 

4mempergunakan logam sebagai alat tukar menukar yang sudah barang tentu sangat 

memperlancar jalannya perdagangan 

Zaman Babilonia.  Administrasi pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan

pengangkutan telah berkembang pula dengan  baik pada zaman babilonia. peradaban 

Babilonia telah berhasil pula membina suatu sistem adnunistrasi di bidang teknologi,

terbukti dengan adanya taman tergantung yang katanya sampai sekarang ini belum 

dapat ditandingi oleh manusia modern. 

Me s i r   K u no .  Pengetahuan tentang perkembangan administrasi dan managemen 

pada zaman Mesir Kuno lebih banyak karena peninggalan sejarahnya yang lebih 

banyak dan juga terutama karena tulisan Mesir kuno masih banyak dapat digali

kembali dan masih banyak pula ahli purbakala yang dapat menginterpretasikannya.

Dengan diketemukannya papirus, maka kejadian-kejadian di Mesir Kuno Iebih banyak

tercatat. 

Tiongkok kuno.  Perkembangan administrasi dan managemen pada zaman

Tiongkok kuno memberikan kepada kita  pengetahuan yang cukup banyak tentang 

administrasi dan managemen di masa  itu. Yang paling menonjol dan sekaligus

merupakan perkembangan yang belum pernah terjadi sebelumnya ialah bahwa 

masyarakat dan pemerintahan Tiongkok  kuno telah berhasil menciptakan suatu 

sistem administrasi kepegawaian yang sangat baik. Demikian baiknya ciptaan 

tersebut sehingga banyak prinsip-prinsip  administrasi kepegawaian modern yang 

terkenal dengan istilah "merit system" itu dipinjam dari prinsip-prinsip administrasi 

kepegawaian Tiongkok kuno. 

Tanpa mengurangi jasa tokoh-tokoh administrasi dan managemen Tiongkok 

kuno yang sangat banyak itu, dalam buku  ini akan ditonjolkan tiga orang tokoh 

administrasi dan managemen yang telah memberikan sumbangan yang sangat besar 

ke arah perkembangan administrasi dan managemen. 

Tokoh pertama ialah KONFUSIUS.  

Tokoh kedua ialah CHOW.  

Tokoh ketiga ialah seorang bernama MO TI.  

Romawi Kuno, Sumber-sumber Ilmiah yang terpenting yang dapat dipelajari 

mengenai perkembangan administrasi dan managemen  pada zaman Roinawi kuno 

ialah karya-karya ahli filsafat terkenal, CICERO, terutama dalam dua bukunya yang 

5masing-masing ber]udul: (1)  De Officii ( T he  O f f i c e ),   dan (2)  D e  L eg ib u s  ( T h e  

L a w ).  

Yunani Kuno Sumbangan terbesar dari Yunani kuno, meskipun tidak langsung dalam 

ruang Lngkup administrasi tetapi jelas sangat mempengaruhi jalannya proses 

administrasi dan managemen, ialah pengembangan konsep demokrasi.  

Fase Sejarah (Tahun .1 M. sampai dengan 1886). 

Berhubung dengan gelapnya sejarah dunia pada umumnya selama 15 abad 

pertama dari sejarah dunia modern, bidang administrasi dan managemen pun turut 

mengalami kegelapan. Paling sedikit kita tidak mengetahw banyak tentang perkernbangan administrasi dan managemen dalam 15 abad itu. Timbulnya gereja Katholik

Roma telah mempunyai pengaruh besar terhadap perkembangan teori administrasi dan 

managemen. Dengan perkataan lain, gereja Katholik Roma telah memberikan

sumbangan yang besar terhadap perkembangan administrasi dan managemen. 

Di Eropa timbul tiga kelompok sarjana yang terdapat  pada tiga negara yang 

berbedabeda pada waktu yang kira-kira bersamaan, yang tanpa diketahui pada tahap 

permulaan, mempunyai pandangan yang pada garis besarnya sama. Ketiga kelompok 

ahli tersebut ialah:

1. Kaum Kameralisten yang terdapat di Jerman dan Austria.  

2. Kaum Merkantilizen di Inggeris, dan 

3. Kaum Fisiokraten di Perancis. 

Zaman Modern. 

Seperti telah terlihat dari analisa historis yang amat singkat di atas, fase

terakhir daripada perkembangan administrasi dan managemen diberi nama "Fase

Modern" yang ditandai oleh lahirnya Gerakan Managemen Ilmiah yang dipelopori 

oleh FREDERICK W. TAYLOR, di Amerika Serikat. 

Gerakan Managemen Ilmiah tersebut lahir pada tahun 1886 karena pada tahun 

itulah. TAYLOR, sebagai seorang sarjana pertambangan, yang bekerja pada Midvale 

Steel Company di Philadelphia mulai mengadakan penyelidikan-penyelidikan dalam 

rangka usahanya mempertinggi efisiensi perusahaan dan meningkatkan produktifitas

para pekerja.  

Di Perancis terdapat pula seorang  alnli pertambangan yang bernama HENRI

FAYOL yang bekerja pada salah satu perusahaan tambang di sana. Karena

67

ketidakmampuan pimpinan perusahaan  untuk menggunakan sumber-sumber yang 

tersedia bagi perusahaan untuk mencapai  tujuan yang telah ditentukan, perusahaan 

terancam oleh kehancuran. 

Perkembangan Administrasi dan Managemen sebagai limu Pengetahuan  

Dalam garis besarnya perkembangan ilmu pengetahuan itu sejak zaman Yunani 

kuno hingga sekarang dapat digambarkan seperti terlihat. (Gambar 1). 

Gambar tersebut jelas terlihat bahwa pada mula timbulnya ilmu pengetahuan, 

kesemuanya disebut Filsafat. Dinamika masyarakat menuntut perkembangan lebih jaun 

dari filsafat itu sehingga timbul tiga cabangnya, yaitu:  (1) I1mu-ilmu eksakta, seperti 

ilmu Kimia, Matematika, fisika, dan lain-lain; (2) ilmu-ilmu Sosial, seperti Ilmu 

Hukum, ekonomi. Ilmu sosial, dan sebagainya., dan (3) Humaniora seperti musik, seni 

tari,  seni  rupa ,   s a  s t r a ,  dl l .  

Ditinjau dari segi pentahapan perkembangan Ilmu Administrasi, sejak lahirnya 

hingga sekarang Ilmu Iidministrasi telah melewati empat tahap, yaitu: 

1. Tahap Survival (1886 sampai dengan 1930), 

2. Tahap Kansolidasi dan Penyempurnaan (1930-1945),  

3. Tahap  "Human Re l a t i ons

-

'   (1945-1959)  ,

4. Tahap Behaviouralisme (1959 hingga sekarang). 

4.   Komponen administrasi 

A. Manajemen Sebagai Komponen Administrasi 

Harus diakui bahwa di kalangan para ilmuwan Administrasi dan para praktisi 

masih terjadi silang pendapat yang bahkan  bersifat perennial tentang pembedaan 

yang dapat dilakukan antara administrasi dan manajemen. Dengan perkataan lain 

hingga sekarang masih terjadi perdebatan tentang apakah administrasi lebih luas dari 

manajemen ataukah sebaliknya. Dapat diperkirakan bahwa perdebatan tersebut akan 

terus berlangsung di masamasa yang akan datang, hal yang lumrah dalam "dunia 

akademika." 

Terdapat tiga "kubu" dalam perdebatan tersebut. Kubu pertama terdiri dari 

sekelompok orang yang mengatakan bahwa Administrasi lebih luas dari manajemen. 

Kubu kedua terdiri dari mereka yang mengatakan bahwa manajemen lebih luas dari 

administrasi. Kubu inilah yang menganut pandangan yang mengatakan bahwa 

administrasi hanyalah berupa kegiatan ketatausahaan. Artinya, pendapat 

menginterpretasikan administrasi dalam arti sempit. Kubu ketiga terdiri dari orangorang yang mengatakan bahwa administrasi dan manajemen merupakan dua hal 

yang sinonim dan karena itu pengunaannya  dapat silih berganti tanpa kehilangan 

maknanya. 

1. Sebagai komponen administrasi, manajemen dapat disoroti dari dua sudut 

pandang. Yang pertama ialah menyoroti manajemen sebagai proses 

penye l e ngga r a an be rbaga i   j eni s   akt ivi t as  da l am  r angka  penc apa i  an  tujuan  

yang  t e l a h di t entuka n   s ebe l umnya .  Be r b aga i   akt ivi t a s   t e r s ebut  dapa t  

digolongka n pada  dua  ka t egor i  ut a ma ya i tu  akt ivi t a s  yang  t e rgolong 

s ebaga i   fungs i - fungs i  organik ma na j e me n da n  fungs i -  fungs i  pe nunj  ang.    

2. Be r tol ak da r i  de  f ini s  i  ma na j e men ya ng menga t a kan ba hwa  mana j e me n 

me rupakan ke ma mpuan me mpe  r ol eh ha s i l  me l a lui  kegi a t an or ang  l a in 

da l a m  r a ngka  penc a pa  i  an  tujuan.  De  f ini s i   t e r  s ebut  me mbe r i  pe tunj uk bahwa  

mana j emen dapa t  di l iha t   s ebaga i  ke lompok or ang yang me nduduki  be rbaga i  

t ingka t   j aba t an pi mpi nan da l a m  sua tu or gani s a s i .    

Ca r a  panda ng ya ng ke dua  menunj ukkan pa l i ng  s e diki t   e mpa t  ha l .  

a . Da l am me l  aks anakan kegi a t annya ,   s eor ang mana j e r  me me r luka n  dua  

j eni s  ke t e r ampi l an,  ya i tu ke t e r ampi l an mana j e r i a l  dan ke t e r ampi l an 

t eknika l .    10

b. Ca r a  pandang yang dipe r luka n.  Se maki n  t  i nggi  kedudukan mana j e r i a l  

s e s eor ang,  da r ipada nya   s e ma kin di tuntut   c a r a  panda ng yang 

menye luruh  a t au hol i s t ik.  Se ba l iknya   s  e maki n  r e ndah ke dudukan  

mana j e r i a l   s e s eor ang da l a m hi r a r khi  organi s  a s i ,  panda ngan yang pe r s i a l  

a t au  inkr e ment a l  ma  s ih da pa t  dibena r ka n.  Ungkapan ya ng  s e r ing 

diguna kan untuk mengga mba rkan  c a r a  pandang  ini   i a l a h bahwa   s e maki n 

t inggi  keduduka n  s e  s eor ang da l a m orga ni s a s i ,   i a   s e ma kin di tuntut  

mengena l i   "hut an"  di  mana   i a  be r ada   s edangka n makin rendah 

kedudukan seseorang dalam jajaran organisasi, yang dituntut daripadanya 

ialah kemampuan mengenali "pohon-pohon" yang terdapat dalam "hutan" 

tersebut. 

c. Jenis pengetahuan yang perlu dimiliki. Rumus vang biasanya diketengahkan 

menyangkut hal ini berkata bahwa semakin tinggi jabatan manajerial 

seseorang dalam hirarkhi organisasi, pengetahuan yang bersangkutan harus 

semakin meluas yang memungkinkannya berpikir dan bertindak sebagai 

seorang "generalist

Bentuk dan sifat keputusan yang diambil. jika diterima pendapat bahwa 

semakin tinggi kedudukar, manajerial seseorang ia semakin dituntut bespikir 

holistik dan integralistik 

B.  Organi s  a s i  Sebaga i  Kompone n Admi ni t r a s i  

Organi  s a s i  me rupaka n komponen kedua  da r i  Admi ni s t r a s i .  Organi s a s i  

dide  f ini s ikan  s ebaga i   " s eke lompok or ang yang  t e r i ka t   s e c a r a   for ma l  da l a m 

hubungan  a t a s an da n ba wahan yang be ke r j a s a ma  untuk menc apa i   t u juan 

be r s a ma  pul a . "  De  f ini  s i   s ede rhana  di   a t a s  me mbe r i  pe  tunjuk bahwa  organi s  a s i  

dapa t  di s o r o t i  da r i  dua   sudut  pa ndang,  yai t u  s eba ga i  wada h be r baga i  ke gi  a t an 

dan  s e baga  i  pros e s   int  e r aks i   ant a  r a  or ang- or  ang yang  t e  rdapa t  di  

-

da l a mnya .  

Organi  s a s i  Sebaga i  Wadah 

Menyor ot i  organi s a s i   s ebaga i  wa dah ber a r t i  me  l iha tnya  da r i  pa l ing  s edi ki t  

t iga   sudut  panda ng.  

Pertama: Me l iha t  organi s a s i   s ebaga i   s u a tu  s t rukt ur  me l a lui   l i ma  ha l  

ha rus   t e rga mba r  , ya i tu:  11

a . J enj ang hi r  a rkhi   j aba t  an- j aba t an manaj e r i a l  yang  j e l a s   s ehingga   t e r l iha t  

"Si apa  yang be r t angggung  j awab kepa da   s i a pa " ;  

b. Pe l e mbaga  an be rbaga i   j eni s  kegi a t an ope r a s i ona l   s ehingga  nya t a   j awaba n 

t e rhadap pe  r t anya an;   " Si apa  yang me i a kuka n  apa ?  "  

c . Be rba g a i   s  a lur an komunika s i  yang  t e r d a p a t  da l a m organi s a  s i   s ebaga i  

j awaba n  t e  rhadap pe r  t  anya an;   " Si apa  yang be rhubungan denga n  s i apa  

dan untuk kepent ingan  apa ?  "  

d. J a r ingan  infor ma s i  ya ng dapa t  digunakan untuk be r ba ga i  kepent i ngan,  

ba ik ya ng  s  i  f a tnya   ins t  i tus iona l  maupun  indi vidua l ;  

e . Hubungan  ant a r a   s a tu  s a tuan ke r j a   dengan be rbaga i   s a tuan ke r j  a  yang 

l a in.  

Kedua:  Menyorot i  organi s a s i   s  ebaga i  wa dah  juga  be r a r t i  me  l akukan  

analisis terhadap berbagai tipe organisasi untuk kemudian dipilih dan digunakan 

tipe yang di anggap paling tepat. Lima tipe orgarlisasi yang umum dikenal dewas ini 

ialah: 

a. tipe lini, 

b. tipe lini dan staf,  

c. tipe fungsional,  

d. tipe matriks, dan  

e. tipe panitia. 

5 .   P e n d a l a m a n   a d m i  n i s t r a s i   m  e n gg  u n a k a n   a l u r   p e  m i k i r a n   l  o g i s    

 Cara lain yang dapat digunakan untuk memahami administrasi sebagai proses 

yang kompleks adalah dengan melihat aspek-aspek administrasi dengan alur 

pemikiran logis. Alur tersebut menyoroti :  

Manajemen Sebagai Inti Administrasi 

Titik tolak yang paling tepat untuk mengatakan bahwa manajemen merupakan 

inti adrninistrasi adalah definisi "klassik" manajemen yang mengatakan bahwa 

manajemen merupakan "seni dan kemampuan memperoleh hasil melalui kegiatan 

orang lain dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya." Jika 

definisi tersebut disimak dengan tepat akan jelas terlihat bahwa orientasi manajemen 

adalah perolehan hasil melalui kegiatan operasional. 12

Kebenaran pendapat ini terlihat pada seluruh langkah yang diambil dalam 

menjalankan dan mengemudikan roda suatu organisasi. 

1. Dalam hal strategi. Seorang administrator mengambil keputusan strategik yang 

kemudian oleh para manajer dijabarkan menjadi keputusan yang bersifat taktis 

yang selanjutnya dirinci lagi oleh  para rnanajer yang menduduki jabatan 

manajerial yang lebih rendah menjadi keputusan teknikal dan operasional.  

2. Dalam hal penyusunan dan penetapan rencana. Rencana yang bersifat 

komprehensif dan menyeluruh disusun dan ditetapkan pada tingkat administrasi 

(sering dikenal dengan istilah "administrative planning") yang kemudian dirinci 

menjadi rencana departemental atau persial oleh para manajer (sering disebut 

"managerial planning").  

3. Pada tingkat adrninistrasi yang mendapat perhatian adalah penetapan pola dasar 

struktur organisi 

4. Dalam penggerakan, adalah menetapkan kebijaksanaan dasar 

5. Dalam pengawasan , pada kedudukan yang tinggi seseoran maka semakin 

sedikit pengawasan dan sebaliknya. 

6. Penilaian 

7. Sistim umpan balik 

Kepemimpinan Sebagai Inti Manajemen 

Untuk membuktikan kebenaran pendapat yang mengatakan bahwa 

kepemimpinan merupakan inti manajemen,  dua definisi perlu  dijadikan titik tolak 

berpiki r.  Pe r tama,   definisi manajemen, mengatakan bahwa manajemen merupakan 

kemarnpuan dan seni memperoleh hasil melalui kegiatan orang lain dalam rangka 

pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.  Kedua,  definisi 

kepemimpinan yang mengatakan bahwa kepemimpinan merupakan kemampuan 

mempengaruhi orang lain dalam hal ini para bawahan sehingga mau dan mampu 

melakukan kegiatan kegiatan tertentu meski pun secara pribadi hal tersebut mungkin 

tidak disenanginya. 

Perwujudan paling nyata dari kemampuan memimpin lihat pada ketangguhan 

seseorang menyelenggarakan berbagai fungsi organik yang menjadi tanggung jawab.  

Seorang manajer dapat dikataka menjadi pimpinan yang efektif apabila ia 

mampu: 

a. menentukan strategi yang tepat,  13

b. menjadi perencana yang, tangguh,  

c. menjadi organisator yang cekatan,  

d. motivator yang efektif, 

e. pengawas yang obyektif dan rasional, 

f. penilai yang tidak terpengaruh oleh pertimbangan-pertimbangan yang 

subyektif atau emosional. 

Pengambilan Keputusan Sebagai Inti Kepernimpinan 

Ukuran efektivitas seorang pejabat pimpinan dalam menjalankan tugas-tugas 

kepemimpinannya adalah kemampuannya mengambil keputusan. Sebagai ukuran 

efektivitas kepemimpinan, yang dimaksud dengan kemampuan mengambil 

keputusan tidak terutama diukur dari jurnlah keputusan yang diambilnya.  

"Human Skill" Sebagai Inti Pengambilan Keputusar. 

Seluruh proses pengambilan keputusan, pentingnya unsur manusia selaku 

pelaksana keputusan yang diambil tidak boleh dilupakan. 

Manusia Sebagai Inti "Human Skill" 

Meskipun ada kalanya dirasakan bernada "klise", ungkapan yang berkata 

proses administrasi diciptakan dan dilalui oleh manusia, dari manusia dan untuk 

manusia, sesungguhnya mengandung kebenaran yang sangat fudamental sifatnya. 

Administrasi Bisnis

ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin :Ad = intensif danministrare = melayani,

membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu,

melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

•

Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usahakelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White,1958

).

•

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna

menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

•

Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963

).

•

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

•

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakanpengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usahakantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan inidalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

•

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” ,

yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitastertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973

)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yangdilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baikdalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melaluifungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,dan pengawasan.

Administrasi Bisnis

4.Kea dilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggantanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi ataukedekatan seseorang ;

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhikualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanansecara administrasi ;

6.Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harustanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengantidakmempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah sertamembandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan,banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yangmasih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayananbagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswayang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya.

Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuanpendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dansistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitujuga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurutkemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengeloladata administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word danAcces (Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan programaplikasi dBase Visual atauFoxpro dan bahkan ada yang menggunakan MySQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan danjabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan

dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggapmumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari stafadministrasi jurusan.

Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antarsekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang dataadministasii kependidikanseperti datakelembagaan, kurikulum, peralatanmaupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yangmembutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentinganmereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akandiberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya.

Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikanseperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas PendidikanKab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dandisosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan danformat data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihanmaupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolah-sekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersediamemanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurangkapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh,walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikanyang disosialisasikan oleh Dinas P dan K Propinsi Jawa Timur, tetapi untukkepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yangdidistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistempengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN,sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III DinasPendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswakelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudahada disana.

b. Kesimpulan

1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik danberkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan disekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkanadanya keseragaman format data administrasi kependidikan yangbaku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya sertayang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selamaini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentuformat data harus lengkap,sehingga mampu memenuhi kebutuhanmasyarakat penggunanya.

2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistempengelolaan data administasii kependidikan yang menggunakanprogrtam aplikasi uyang sudah familier denganpetugas-petugaspengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakanprogram aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan ataupelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikandari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasiyang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasiikependidikan. Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnyasaja atau entry data saja..

3.Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannyasebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidangpembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalahkejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiapsatuan pendidikan.

Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesiamenaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

• Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu prosespenciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.